Magazynowanie dokumentów – dla przedsiębiorcy i księgowego
Prowadzisz działalność gospodarczą i z miesiąca na miesiąc przybywa Ci umów czy faktur, których nie masz już gdzie trzymać? A może zarządzasz popularnym biurem rachunkowym, które musi przechowywać mnożące się dokumenty firm korzystających z usług księgowych? Sprawdź, jak łatwo i korzystnie przechowywać dokumenty w magazynie zewnętrznym!
Archiwum dokumentów pracowniczych i klienckich
Przedsiębiorcy prowadzący firmy, zwłaszcza średnie i duże, muszą mierzyć się z przybywającymi każdego miesiąca dokumentami wynikającymi z zatrudniania pracowników, współpracy z kontrahentami i świadczenia usług klientom. Zobowiązani są do archiwizowania i przechowywania tych dokumentów przez określony czas, inny dla każdego rodzaju dokumentu. Muszą też dbać o ochronę danych osobowych w świetle RODO. Tylko co zrobić, kiedy dokumenty w magazynie firmowym przestają się mieścić?
Doskonałym rozwiązaniem jest samoobsługowy magazyn na dokumenty, dokładnie taki jak Xmagazyn w Łodzi. Zapewnia optymalne warunki do przechowywania dokumentów w postaci papierowej i innej, np. na dyskach twardych i przenośnych, płytach CD i DVD. Średnia temperatura i suche powietrze umożliwiają magazynowanie dokumentów przez długie lata. Ponadto magazyn samoobsługowy monitorowany jest 24 godziny na dobę – dane RODO są pilnie strzeżone!
Sprawdź też, jak wykorzystać magazyn self-storage przy prowadzeniu sklepu internetowego.
Archiwum na dokumenty biura rachunkowego
Biura rachunkowe, a nawet działający w pojedynkę księgowi, mogą mieć jeszcze większy problem z magazynowaniem dokumentów niż przedsiębiorcy, jako że obsługują wielu klientów. Zgodnie z prawem są zobowiązani przechowywać otrzymane dokumenty nawet przez 6 lat. W takiej sytuacji warto podzielić archiwum dokumentów pracy na konkretne branże i klientów, aby w razie konieczności szybko odnaleźć bądź okazać właściwe podczas kontroli urzędowej.
W tym wypadku również sprawdza się magazynowanie dokumentów w magazynie samoobsługowym. Dzięki różnym rozmiarom magazynu na dokumenty można dopasować przestrzeń do aktualnych potrzeb (to korzystne zwłaszcza dla start-upów i firm rozwijających się). Obszerna przestrzeń pozwala na wstawienie regałów. Dokumenty w magazynie są uporządkowane i przypisane do konkretnych klientów. Dobre oświetlenie zapewnia komfort w razie konieczności zweryfikowania danych z dokumentów.
Zdecydowałeś się na trzymanie dokumentów w magazynie? Sprawdź, jak działa nasz samoobsługowy magazyn na dokumenty w Łodzi. Wynajmij przestrzeń na preferowany okres i zwolnij miejsce w swoim biurze, by pracować wygodniej i sprawniej.
0 comments